La nómina es un recibo del pago de tu salario que, a la vez, sirve de justificante de lo que pagas tanto de IRPF como de Seguridad Social.
Las nóminas de las personas trabajadoras son todas similares ya que siguen un modelo oficial. Además, la mayoría de las empresas y gestorías utilizan los mismos programas para realizarlas.
La nómina se pueda entregar en papel o en formato digital para imprimirla (admitido por el tribunal supremo), pero en todo caso el contenido de la nómina debe ser claro. Es decir, la comprobación de los conceptos pagados tiene que ser sencilla y deben ir desglosados de tal forma que se permitía el cálculo del importe de cada uno.
Las nóminas son un documento fundamental a la hora de posteriores reclamaciones a la empresa, ya que indican muchos datos que pueden influir a la hora de solicitar cantidades que no han sido pagadas o indemnizaciones en caso de despido. También contienen información sobre categorías profesionales. Al ser un documento de la empresa, es la mejor prueba del salario que se tenía.
El encabezado de la nómina.
En el encabezado tiene que aparecer obligatoriamente los datos paraidentificar a la empresa y al trabajador. Así de la empresa es necesario que aparezca el nombre, el CIF y el código de cuenta de cotización de la Seguridad Social, para identificarla.
De los datos de las personas trabajadoras que tienen que aparecer: nombre y apellidos, el DNI, el número de la Seguridad Social, la categoría de su puesto de trabajo, el grupo de cotización y la antigüedad.
Los datos que aparecen del trabajador son muy importantes. Por ejemplo, la forma de comprobar en que categoría laboral está una persona trabajadora es a través de la nómina, ya que es aquí donde aparece (en el contrato aparecerá el puesto inicial pero no los ascensos o cambios de puesto).
En algunos modelos de nóminas se distingue entre la antigüedad y la fecha de ingreso en la empresa, que puede ser posterior a la antigüedad en caso de subrogaciones o de que se reconozca la antigüedad que se tenía en otra empresa. A efectos salariales, lo importante es la antigüedad.
El periodo de liquidación.
Debajo del encabezado suele venir indicado el periodo al que se refiere esa nómina. Debe de indicar a qué mes se corresponde esa nómina y a qué días dentro de ese mes. Además, tiene que venir indicado el total de días al que se refiere esa nómina. En este punto la nómina puede indicarlo de 3 formas distintas:
- todos los meses de 30 días, independientemente de si tienen 31 o 28. Este es el caso de la nómina que se puede consultar como ejemplo.
- el número de días naturales de ese mes que se han trabajado (28, 30, 31, dependiendo del mes).
- el número de días laborales que efectivamente se ha trabajado ese mes (normalmente 22).
El ponerlo de una u otra forma dependerá de cómo contabilice la empresa y de lo que establezca el Convenio Colectivo.
Percepciones salariales y percepciones no salariales.
Las percepciones salariales son las retribuciones que recibe el trabajador por sus servicios. La suma de todas estas cantidades es lo que se conoce como salario bruto, y suele estar formado por: el salario base que es obligatorio (la remuneración total por el trabajo realizado) y los complementos salariales, que dependerán del Convenio Colectivo (cantidades extraordinarias como los complementos por antigüedad, la nocturnidad, la peligrosidad, las horas extras, las pagas extraordinarias, etc.).
Además, el empresario puede incluir también mejoras.
Siempre tendemos que consultar el Convenio Colectivo y ver si se están recibiendo todos los conceptos que se incluyen en él, y además consultar las tablas salariales para comprobar que estamos cobrando conforme al puesto que se ocupa (ten en cuenta que algunas veces se publican tablas salariales anuales).
Si las pagas extra están prorrateadas, deberán venir indicadas como concepto también (ten en cuenta que hay Convenios que prohíben que estén prorrateadas.
Las percepciones no salariales, son aquellas que no tributan como salario: son bienes o servicios que no tienen deducción de IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Algunos ejemplos serían los suplidos (transporte, dietas, gastos de material, etc.), las indemnizaciones y las prestaciones. Estas suelen ser las compensaciones de los gastos que se han tenido por trabajar, y suelen estar establecida en el Convenio Colectivo de aplicación.
Deducciones y retenciones.
Debajo de los conceptos de los que se compone la nómina están las cotizaciones y las retenciones que la empresa tiene que realizar sobre la nómina,
A) Cotizaciones por distintos conceptos.
La cotización a la Seguridad Social está compuesta tanto por la cuota obrera como por la cuota patronal. La primera aparece en la nómina, y es la que corre a cargo del trabajador, y por ese motivo el empresario realiza esta deducción del salario. La cuota empresarial también debe aparecer desglosada en la nómina.
Hay distintos tipos de cotización, y vienen desglosados en la nómina: por contingencias comunes, por desempleo, por formación, por horas extra en el caso que se hayan hecho. El porcentaje de esta deducción suele ir indicado en la propia nómina, y depende de la legislación de cada momento1.
En la parte de abajo de la nómina, donde indica “determinación de las bases de cotización a la seguridad social y conceptos de recaudación conjunta y de la base sujeta a retención del IRPF y aportación de la empresa”, aparecen desglosados los datos de la cotización a cargo del empresario.
B) La retención que se hace del IRPF, es un pago a cuenta que se adelanta respecto de la declaración de la renta del año siguiente. La empresa adelanta el pago de ese porcentaje en nombre del trabajador (porque se lo ha retenido de la nómina) y lo ingresa en Hacienda. El porcentaje de retención dependerá del tipo de contrato y de las circunstancias personales del trabajador, puedes consultar en la siguiente tabla.
1 En 2023, en el Régimen general, se cotiza por el el 28,30 por ciento por contingencias comunes, que se distribuye así: el 23,60 por ciento será a cargo de la empresa y el 4,70 por ciento a cargo del trabajador. En Fondo de Garantía Salarial: el 0,20 por ciento, a cargo de la empresa. Formación Profesional: el 0,70 por ciento, del que el 0,60 por ciento será a cargo de la empresa y el 0,10 por ciento a cargo del trabajador. Desempleo, en contratos indefinidos, el 5,50 por ciento será a cargo de la empresa y el 1,55 por ciento a cargo del trabajador. En contratos de duración determinada, el total es del 8,30 por ciento (6,70 empresa y 1,60 trabajador). Esto se regula en la Orden PCM/244/2022, de 30 de marzo y en la Ley de Presupuestos del Estado de 2023.
Bruto y Neto.
El salario bruto es la suma de todas las percepciones salariales y no salariales. Normalmente figura en la nómina especificada la cantidad como el total de los devengos. A este salario bruto hay que descontar el total de las deducciones, que están compuestas por la cotización y la retención anteriormente mencionadas.
El salario neto, es el resultado de restar al salario bruto las deducciones que hemos explicado con anterioridad.
Las bases de cotización.
En la parte inferior de la nómina vienen indicadas las bases de cotización que sirven para calcular sobre todo las futuras prestaciones a las que se puede tener derecho.
Actualmente para el cálculo de estas bases de cotización se tienen en cuenta todos los conceptos de las percepciones que se reciben, incluyendo todos los conceptos de la nómina, más la parte proporcional de las pagas extraordinarias.
Normalmente viene desglosado en la base para contingencias comunes, contingencias profesionales. Además, viene indicado la base que se tiene en cuenta a efectos de las retenciones del I.R.P.F.
Modelo de nómina.
Apartados y conceptos de un recibo de nómina.
- Datos de la empresa.
- Datos del/la trabajador/a.
- Fechas del periodo que se va a liquidar (mensual).
- Total de días naturales.
- Cantidades percibidas por el/la trabajador/a.
- Cantidades percibidas que están sujetas a cotización en el Régimen General de la Seguridad Social.
- Total cantidades brutas percibidas por el/la trabajador/a.
- Cantidades a descontar para el cálculo de importe a percibir.
- Deducciones realizadas por conceptos y porcentaje aplicado.
- Importe total de deducciones aplicadas.
- Importe neto final de salario a percibir por el/la trabajador/a.
- Firma y fecha de la entrega del recibo de nómina.
- Desglose sobre la base de cotización a la Seguridad Social y de la base sujeta a retención del Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (I.R.P.F).
- Base de las aportaciones
- Porcentaje aplicado a las aportaciones
- Importe obtenido de aplicación del porcentaje a la base de cotización y el total de aportaciones de la empresa
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